Sejak zaman primitif orang sudah melaksanakan kehidupan berorganisasi. Mereka hidup berkelompok, ada pemimpin kelompok, mengatur kehidupan kelompoknya, budaya maupun ritualnya dalam rangka mempertahankan keberadaan kelompoknya. Lebih-lebih dalam zaman modern ini orang menganggap organisasi menjadi sangat penting.
Dalam kehidapan sehari-hari, manusia tidak terlepas dari kegiatan organisasi yang mempengaruhi seluruh tingkatan kehidupannya. Di rumah tangga, kita menjadi anggota dan berada dalam organisasi kecil yang bernama keluarga. Di tempat tinggal, kita menjadi anggota organisasi masyarakat tingkat RT atau RW yang memiliki hak dan kewajiban sebagai anggota masyarakat. Di sekolah, kita berpartisapasi aktif dalam organisasi sekolah sebagai siswa yang mempunyai kewajiban dan ada pula hak-haknya sebagai siswa.
Setiap organisasi, terdapat aturan dan ketentuan yang harus ditaati oleh para anggotanya. Pada umumnya, berbagai organisasi tersebut dibentuk oleh sekelompok manusia untuk melaksanakan pekerjaan bersama, atau untuk mencapai tujuan bersama, karena pekerjaan tersebut tidak dapat dilaksanakan sendiri secara individual. Sebagai ilustrasi, Barnard seorang penulis manajemen mengemukakan sebuah contoh pentingnya organisasi. Ada seorang pria yang ingin memindahkan batu besar, tetapi ternyata tidak mampu. Ada kendala baginya, yaitu:”Batu tersebut terlampau besar bagi orang tersebut”, dan “orang tersebut terlampau kecil untuk mengangkat batu tersebut”. Pernyataan pertama menyatakan kendala dalam wujud lingkungan fisikal, dan pernyataan kedua menyatakan kendala tersebut di pihak manusia. Kemudian ia mengajak dua atau tiga orang untuk bekerja sama memindahkan batu besar tersebut. Dengan bekerjasama, mereka dapat memperbesar kekuatan individual mereka, melalui penyatuan kekuatan mereka,dan akhirnya mampu memindahkan batu besar tersebut. Sewaktu mereka memahami kendala yang dihadapi dan dengan sadar melakukan pekerjaan bersama, maka mereka sudah berorganisasi. Dengan demikian, sebuah organisasi didesain oleh manusia untuk mengatasi keterbatasannya. Kegiatan terorganisasi menjadi alat utama untuk mengatasi kelemahan dan kendala pada individu-individu. Mengingat manusia adalah makhluk yang lemah dan serba terbatas sedangkan manusia harus memikul beban dan kewajiban yang cukup banyak, maka berorganisasi menjadi sangat penting dan merupakan keniscayaan.
Mengapa Organisasi Dibutuhkan
Organisasi dibutuhkan sebagai alat: alat untuk mencapai tujuan. Organisasi sebagai proses dinamis selalu bergerak menuju tercapainya tujuan organisasi. Ada beberapa alasan mengapa menusia membutuhkan dan atau menciptakan organisasi.
Pertama
Sejak dahulu manusia sudah diberi julukan “Zoon Politicon” (Makhluk yang hidup berkelompok). Yang mengandung makna bahwa manusia senantiasa menginginkan hubungan-hubungan dengan orang lain.
Kedua
Menurut Herbert G. Hicks, manusia menciptakan organisasi karena alasan-alasan berikut:
a.Alasan Sosial (Social Reasons)
Banyak organisasi dibentuk dalam rangka memenuhi kebutuhan manusia untuk pergaulan. Hal ini terlihat pada berbagai organisasi keagaman, ekonomi, politik, maupun sosial. Manusia berorganisasi karena ia membutuhkan dan menikmati kepuasan-kepuasan sosial yang diberikan oleh organisasi.
b.Alasan Material (Material Reasons)
organisasi dibentuk karena alasan material. Dengan berorganisasi, manusia dapat melakukan tiga macam hal yang tidak mungkin dilakukan sendiri, yaitu:
1).Ia dapat memperbesar kemampuannya;
2).Ia dapat menghemat waktu untuk mencapai sesuatu sasaran;
3).Ia dapat menarik manfaat dari pengetahuan generasi-generasi sebelumnya yang telah dihimpun menjadi pengalaman organisasi.
Sebelum membentuk organisasi, penting diketahui beberapa teori dasar organisasi, misalnya asas-asas organisasi, hakikat, sifat dan kunci organisasi.
Asas-asas Organisasi
Asas-asas organisasi adalah berbagai pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan efektivitas organisasi dapat berjalan lancar. Untuk menyusun suatu organisasi, dapat diterapkan asas-asas sebagai berikut:
Asas ke-1 : Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas
Organisasi adalah sistem kerja sama dari kelompok orang untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, tujuan yang akan dicapai harus dirumuskan secara jelas agar semua orang yang ada dalam organisasi mengerti dan meresapinya. Akan lebih baik apabila tujuan tersebut dirumuskan secara tertulis dengan jelas sehingga diketahui semua pihak dalam organisasi. Seluruh kegiatan organisasi akan mengarah secara bersama-sama kepada pencapaian tujuan tersebut.
Asas ke-2: Organisasi harus melaksanakan pembagian kerja/ tugas
Pebagian kerja/ tugas yang jelas menghindari terjadinya duplikasi atau tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan para pengurus organisasi. Untuk itu perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:
a.Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
b.Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas secara logis dan menyenangkan.
c.Mengkombinasikan pekerjaan anggota dengan cara yang bagus dan efisien.
d.Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan-pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis.
e.Pemantauan efektivitas organisasi dan pengambilan langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.
Asas ke-3: Perlu koordinasi yang baik
Prinsip yang harus menjadi landasan dari semua usaha kerja sama antara unit atau satuan kerja organisasi dalam melaksanakan tugas tertentu harus dikordinasikan sehingga terdapat saling pengertian, saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi. Koordinasi yang baik diharapkan tidak timbul kerancuan, pertentangan dan duplikasi pekerjaan.
Asas ke-4: Harus ada pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
Wewenang adalah hak seseorang pengurus organisasi untuk mengambil tinakan yang diperlukkan agar tugas serta tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan sukses. Antara tugas, tanggung jawab dan wewenang dapat dibedakan tetapi tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lain.
Setiap pengurus yang diserahi tugas mempunyai tanggung jawab agar tugasnya dapat terselesaian. Tanggung jawab merupakan keharusan bagi pengurus untuk melaksanakan segala sesuatu yang telah dibebankan kepadanya. Tanggung jawab dapat dipenuhi bila ia mempunyai wewenang tertentu dalam tugasnya. Tanpa wewenang, tanggung jawab tak akan dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya. Oleh karena itu, setiap pimpinan organisasi dan anggota pengurus harus mengetahui dengan jelas apa tanggung awabnya dan wewenangnya. Tugas, tanggung jawab dan wewenang tersebut tampak pada uraian tugas organisasi atau job description.
Asas ke-5: Kesatuan perintah/ komando
Kesatuan perintah sangat penting dalam gerak organisasi untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya kebingunganan acuh karena perintah yang bertentangan dari berbagai pimpinan. Dengan adanya kesatuan komando akan mengarah kepada kesatuan arah (unity of direction). Dalam organisasi perkantoran atau perusahaan, misalnya terdapat atasan dan bawahan. Bawahan hendaknya menerima perintah dari seorang pimpinannya dan bertanggung jawab pada satu orang pimpinan.
Asas ke-6 : Pengawasan
Agar aktivitas dan kegiatan organisasi berjalan sesuai rencana yang dirumuskan, perlu dilakukan pengawasan. Pimpinan organisasi perlu melakukan pengawasan secara terus menerus dengan cara yang bijaksana, untuk mengetahui:
a).Apakah pelaksanaan kegiatan organisasi sesuai dengan rencana yang disepakati.
b).Apakah kegiatan dilaksanakan secara efektif dan efisien.
c).Bagaimana hubungan kerjasama di antara para pengurusnya.
d).Bagaimana kecakapan pengurus organisasi dalam melakukan tugas dan pekerjaan
e).Bagaimana kestabilan organisasi,
f).Bagaimana respon para anggota terhadap kegiatan organisasi, dan sebagainya.
Hasil pengawasan tersebut sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan untuk pengambilan kebijakan pimpinan organisasi.
Hakikat Sifat, dan Kunci Organisasi
Ada tiga hal yang perlu diperhatikan tentang hakikat organisasi, yaitu:
a.Organisasi sebagai tempat/ wadah bagi individu untuk dapat bergerak/ melakukan kegiatan menuju tercapainya tujuan organisasi.
b.Sebagai proses, organisasi juga merupakan proses penyusunan/ pengaturan orang/ individu yang sesuai dengan tujuan organisasi.
c.Sebagai pengorganisasian kegiatan, merupakan langkah pertama dari pelaksanaan rencana yang telah disusun sebelumnya.
Hakikat organisasi demikian itu mengharuskan individu yang terlibat di dalamnya mengetahui secara persis nilai-nilai apa yang dianut. Ia harus komitmen dengan nilai-nilai itu sebagai realisasi dari tujuan yang dirumuskan sebelumnya. Tujuan memegang peran sebagai elan vital organisasi sekaligus menjadi pemandu dan tata nilai yang dianut bersama. Ketidakmengertian anggota terhadap tujuan kenapa organisasi itu dibentuk hanya akan mengakibatkan disorientasi.
Organisasi memiliki sifat statis. Karena wadah merupakan bagan organisasi atau piranti dari manajemen (tools of management). Akan tetapi, sebagai proses, watak organisasi sekaligus bersifat dinamis, dalam arti adanya hubungan di antara orang-orang, adanya pembagian tugas, wewenang, dan tanggung awab yang diikat oleh kesamaan tujuan. Disini sifat organisasi harus diartikan sebagai suatu keutuhan. Adanya sifat dinamis dan statis (wadah) inilah justru yang menyebabkan suatu organisasi bergerak, berusaha untuk mempertahankan keberadaannya (existence) dan berupaya megnembangkan diri (develop). Agar dapat mempertahankan eksistensi itu, kunci keberhasilan organisasi adalah efektifitas. Apabila suatu organisasi dirasakan kurang/ tidak efektif, secepatnya organisasi tersebut harus segera dibenahi, restrukturisasi atau perombakan sama sekali.
Pengembangan Potensi melalui Organisasi
1).Kecerdasan bahasa/ linguistic, yaitu kemampuan menggunakan kata secara efektif baik lisan (misalnya pendongeng, orator, politisi) maupun tulisan (sastrawan, penulis naskah drama/ film, editor, wartawan).
2).Kecerdasan matematik-logis, yaitu kemampuan menggunakan angka (misalnya matematikawan, akuntan pajak, ahli statistik) dan melakukan penalaran yang benar (ilmuwan, programmer komputer, ahli logika).
3).Kecerdasan spasial, kemampuan mempersepsi dunia spasial-visual secara akurat (misalnya sebagai pemburu, pramuka, pemandu) dan mentrasformasikan dunia spasial tersebut (dekorator interior, arsitek, seniman atau penemu).
4).Kecerdasan kinestetis-jasmani, yaitu keahlian menggunakan tubuh untuk mengekspresikan ide dan perasaan (misalnya aktor, pemain pantomim, atlet, penari) dan keterampilan menggunakan tangan untuk menciptakan sesuatu (perajin, pemahat/ pematung, ahli mekanik, dokter bedah).
5).Kecerdasa musikal baik dengan cara mempersepsi (penikmat musik, misalnya), membedakan (kritikus musik), menggubah (sebagai komposer), atau mengekspresikan (penyanyi).
6).Kecerdasan inter-personal. Kemampuan mempersepsi dan membedakan suasana hati, maksud, motivasi serta perasaan orang lain (misalnya ahli marketing, pemimpin organisasi/ agama, pemimpin kharismatik).
7). Kecerdasan intrapersonal, yaitu kemampuan memahami diri sendiri dan bertindak berdasarkan pemahaman tersebut (seperti filosof, Sufi) dan
8).Kecerdasan naturalis. Keahlian mengenali dan mengategorikan spesies (flora dan fauna) di ingkungan sekitar (cocok untuk analisis, ahli botani, dokter hewan, painting dan sebagainya.)
Berdasarkan potensi tersebut, fungsi suatu organiasi adalah mengaktualisasikan potensi yang dimiliki para anggota dan pengurusnya dalam suatu mekanisme keorganisasian yang fungsional.
Organisasi Yang Sehat
Kalau kita mempelajari organisasi yang sehat dengan teliti, dapat ditemukan beberapa hal umum yang cenderung membuat organisasi itu tetap sehat. Albercht (1985:23) menunjukkan aspek-aspek penting seperti memiliki produk atau pelayanan yang dibutuhkan orang, membuat atau menyerahkannya dengan baik, dan mendapat penghasilan yang baik sebagai imbalannya, merupakan kondisi yang memperlihatkan suatu organisasi yang sehat.
Organisasi yang sehat menurut Albercht (1995:23-24) sifat-sifatnya dapat dikenali dalam empat proses penting:
1.Evaluasi, yaitu suatu proses periodik dan sistematis untuk meninjau seluruh fungsi organisasi;
2. Penyesuaian, yaitu proses perencanaan yang formal dan teratur, yang menghasilkan keputusan-keputusan konkrit tentang organi-sasi dan perkembangannya serta mengarah ke tindakan-tindakan konkrit yang ditugaskan pada individu tertentu, bersama dengan hasil dan target waktu tertentu;
3.Kaderisasi, yaitu proses yang sistematis, relatif formal dan umum untuk menemukan dan mengembangkan pemimpin-pemimpin masa datang;
4.Inovasi kebijaksanaan yang disadari benar-benar, untuk mendorong orang-orang disemua tingkatan organisasi agar menemukan cara-cara baru dalam mencapai hasil-hasil yang tanggungjawabnya dibebankan oleh mana-jemen.
Keempat proses pada organisasi sehat ini sebagian besar tergantung pada para manajer dan pada cara mereka mengelola. Kebanyakan organisasi yang berhasil, memenuhi persyaratan ini, mereka memiliki proses yang formal dan sangat teratur untuk evaluasi dan penyesuaian diri. Mereka memanfaatkan sumber-sumber daya yang cukup untuk melatih dan mengembangkan karya-wan, juga memantapkan iklim organisasi, yang turut mengembangkan hal-hal baru, pembaruan dan orientasi masa depan.
Keadaan kesehatan organisasi yang diurai-kan di atas, dicapai karena tingkat pengelolaan profesional yang relatif tinggi. Akan sangat bermanfaat, bila kita mempertimbangkan setiap sistem organisasi dengan menggunakan satu atau beberapa segi penting yang menjelaskan kesehatan organisasi itu.
Ukuran Kesehatan Organisasi
Untuk mengukur sehatnya berbagai sistem organisasi seperti diuraikan di atas, Albrecht (1995:67-123) mengemukan sejumlah variabel yang dapat dipergunakan untuk menggambarkan sehatnya berbagai sistem tersebut. Ukuran pokok untuk menentukan kesehatan organisasi dimaksud mencakup:
1.Produktivitas individual dan produktivitas kolektif;
2.Kualitas kehidupan Kerja;
3.Waktu Tanggapan;
4.Kekuatan Manajemen.
Sehatnya sistem teknik sebagai poros produksi utama suatu organisasi digambarkan dengan sebuah variabel penting, yaitu produk-tivitas. Produktivitas menurut Liliweri (1997:154) merupakan proses untuk meningkatkan dan mengembangkan cara-cara, metode, teknik mengerjakan sesuatu agar dapat menghasilkan sesuatu yang lebih bermutu dan berkualitas dan mempunyai nilai baru. Albrecht (1985:69) mendefinisikan produktivitas sebagai: “ukuran dalam bentuk angka yang menunjukkan hubungan antara nilai dari sesuatu yang dihasilkan oleh sistem teknik dengan biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkannya”.
Mulyadi (1998:38) mengingatkan pada dasarnya produk merupakan satu bundel jasa yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan pe-langgan. Berbagai atribut yang melekat pada produk hanya akan menghasilkan nilai jika atribut tersebut menghasilkan manfaat bagi pelanggan.
Ukuran produktivitas oleh Albrecht (1985:72) dibagi ke dalam dua kategori besar; yaitu ukuran kolektif dan ukuran individual. Produk-tivitas perorangan adalah perbandingan masukan dengan hasil seorang, dengan mengingat situasi di mana dia menguasai semua variabel yang ber-hubungan. Mengukur produktivitas perorangan hanya berarti bila individu itu bisa berbuat sesuatu untuk mempertahankan tingkat mutu yang baik. Produktivitas kolektif menyangkut ukuran yang lebih luas, yang biasanya memperhitungkan komponen-komponen penting lainnya dari sistem teknik.
Sistem sosial dalam organisasi menggambar-kan pandangan yang sangat berbeda tentang kegiatan organisasi, dibandingkan dengan sistem teknik. Memahami sistem sosial organisasi adalah memahami bagaimana manusia berfungsi sebagai makhluk yang saling bertalian ketimbang sebagi unsur produksi. Ukuran utama sehatnya sistem sosial adalah Kualitas Kehidupan Kerja.
Kualitas kehidupan kerja mengacu pada keadaan menyenangkan tidaknya lingkungan pekerjaan bagi orang-orang. Tujuan pokoknya adalah mengembangkan lingkungan kerja yang sangat baik bagi orang-orang dan juga bagi produksi. Davis dan Newstrom (1996:53) me-ngemukakan kualitas kehidupan kerja merupakan langkah besar ke depan dengan beranjak dari desain pekerjaan tradisional dari manajemen keilmuan.
Dengan memperhatikan keinginan, ke-butuhan dan nilai-nilai karyawan secara per-orangan, kualitas kehidupan kerja itu paling sedikit terdiri dari:
a.Pekerjaan yang patut dikerjakan;
b.Kondisi kerja yang memadai;
c.Upah dan keuntungan yang memadai;
d.Jaminan kerja;
e.Supervisi yang cukup dengan perlakuan yang positif;
f.Umpan balik atas hasil pekerjaan seseorang;
g.Kesempatan untuk tumbuh dan berkembang;
h.Kesempatan yang wajar untuk maju ber-dasarkan jasa;
i.Iklim sosial yang positif; dan
j.Keadilan dan perlakuan yang wajar terhadap semua orang (Albrecht, 1985:81).
Semua aspek-aspek di atas cukup nyata dalam sistem sosial yang dapat diukur, paling tidak secara kualitatif. Kualitas kehidupan kerja dalam organisasi adalah masalah persepsi para karyawan, bukan pendapat para manajer. Satu-satunya cara untuk menemukan tingkat kualitas kehidupan kerja yang sedang berlangsung dalam organisasi adalah dengan menemukan pendapat-nya itu.
Seperti juga dengan sistem-sistem lain, kita harus memilih variabel utama untuk mengukur sehatnya sistem administrasi. Ukuran yang sederhana diajukan oleh Albrecht (1985:101) adalah waktu tanggap. Jika tujuan sistem administrasi adalah membawa informasi secara mantap dari yang memiliki kepada yang membutuhkan, maka sistem administrasi harus bisa melaksanakannya dengan dapat dipercaya, akurat dan cepat.
Sistem strategi menyangkut fungsi peng-arahan dari organisasi, yaitu para manajernya, hubungan di antara mereka dan cara-cara yang mereka gunakan untuk mengelola organisasi. Ukuran pokok sistem strategi sebagai keseluruhan keterampilan para manajernya, karena semua unsur sistem strategi tergantung pada mereka. Dengan demikian kita beranggapan ukuran penting yang menentukan keseluruhan kesehatan organisasi adalah kekuatan manajemen. Dalam menilai kekuatan manajemen, penting sekali untuk mengikuti pedoman tertentu, untuk menghindar-kan timbulnya iklim ketegangan, sikap membela diri atau kritik negatif. Albrecht (1985:117) menyarankan perlunya mengembangkan skema penilaian yang cukup obyektif, berdasarkan pada kemampuan pengelolaan yang dikenal dan diterima umum, dan kita dapat menilai tingkat kemampuan para manajer secara perorangan dan secara kolektif.
Dalam menilai efektivitas kelompok mana-jemen, sekurang-kurangnya ada enam faktor yang perlu di-perhitungkan, yaitu:
1)Kepemimpinan tim oleh eksekutif tertinggi;
2)Semangat kelompok kalangan para anggota;
3)Proses menentukan tujuan dan membuat rencana yang dapat diterapkan;
4)Kerjasama fungsional antara individu-individu sebagai pemimpin-pemimpin berbagai bagian organisasi;
5)Proses pengambilan keputusan dan pe-mecahan masalah secara kolektif;
6)Kemampuan untuk tindak lanjut (Albrecht, 1985:122).
Aspek-aspek kerjasama kelompok mana-jemen yang efektif ini, sampai taraf tertentu berlaku pada hampir semua tingkatan organisasi ke bawah sampai satuan kerja terkecil. Bersama-sama dengan kelompok manajemen puncak, keluarga manajemen yang diperluas memainkan peranan penting dalam membentuk efektivitas sistem strategi penilaian efektivitas kelompok secara obyektif dan konstruktif akan berperan penting dalam pengembangan organisasi.
Kekuatan manajemen adalah sumber daya organisasi, seperti juga modal, pekerja-pekerja yang terampil, serta perencanaan produksi yang efektif. Dengan memperlakukan kekuatan mana-jemen sebagai sumber daya yang dapat dinilai, kita membuka jalan bagi latihan dan pengembangan yang konstruktif yang dapat meningkatkan efektivitas organisasi.
Pustaka:
Drs.H.M. Annas Mahduri;Mastuki HS, M.Ag; Dra. Ernawati. Panduan Organisasi Santri Edisi Revisi. Jakarta. CV.Kathoda. 2005